Как выбрать онлайн кассу: 7 лучших касс для ИП и ООО

Начиная свое дело стоит думать не только о получении прибыли, реализации своих товаров и услуг, но и о соблюдении законодательства. Чтобы не прилетало писем счастья и не взимались штрафы. Сегодня важным требованием ведения большинства сфер бизнеса является осуществление расчетов через онлайн-ККТ.

В статье узнаем подробнее об онлайн-кассе, как она устроена, какие критерии выбора. Какая онлайн касса лучше, какая онлайн касса выгоднее для маленького ассортимента, а какая подойдет для крупного гипермаркета, а также какую онлайн кассу лучше купить для ИП или ООО.

Также узнаем, какой штраф за отсутствие онлайн -кассы может грозить. Какие документы нужны для онлайн кассы. Сколько это стоит, как подключить онлайн кассу, и кому можно работать без нее.

Разберем, как работает онлайн касса и что это такое. Это кассовый аппарат, который:

• фиксирует факт получения денег от клиентов;
• распечатывает чек;
• хранит сведения на фискальном накопителе в зашифрованном виде;
• отправляет сведения в налоговый орган.

Применять кассовые устройства можно те, которые разрешены в ФЗ №54.

Фискальный накопитель — запоминающее устройство, которое хранит в зашифрованном формате данные о платежах и иные сведения.
ФН вставляется в кассу, без него работа осуществляться не может.

Накопитель бывает разного срока действия: 13, 15 и 36 месяцев.

Оператор фискальных данных (ОФД) — это посредническая организация, которая является проводником между кассой и налоговым органом. Через ОФД идут продажи, формирование чеков, проверка информации.

По законодательству кассовое устройство подлежит обязательному подключению к оператору. Подключать можно любой ОФД, который одобрен налоговой.

Онлайн-касса нужна для легальной предпринимательской деятельности и приема платежей от покупателей. А еще записывать, накапливать и отсылать онлайн сведения в ФНС.

Неприменение ККТ согласно ФЗ №54 приведет к административным нарушениям, а иногда и к уголовным. Рассмотрим, какие штрафы без онлайн кассы могут грозить бизнесменам:

Полный перечень нарушений и штрафов можно почитать на сайте налоговой.

В настоящее время онлайн-кассы необходимы почти любому бизнесу. Она потребуется тем компаниям, которые реализуют в розницу товары, оказывают услуги или выполняют работы физическим и юрлицам, ИП, представителям организаций за наличный или безналичный расчет.

Кассовое устройство потребуется компании, которая получает на свой счет средства от физического лица, не имеющего статуса индивидуального предпринимателя. 
ККТ нужно ИП и ООО, которые покупают автомобили, смартфоны, металлолом у физиков, не являющихся ИП. В момент продажи покупатель обязан сформировать чек и отдать продавцу. Это не касается макулатуры и вторсырья.

Рассмотрим кому можно работать без нее:

Кассы бывают с разным сроком ФН, для разных областей бизнеса. Разберем, какие бывают онлайн кассы. Узнаем, какая онлайн касса лучше для интернет-магазина, а какая онлайн касса для услуг максимально подойдет.

Кнопочный или автономный кассовый аппарат — терминал с кнопочным модулем, подойдет малому бизнесу. Например, магазину с малым ассортиментом товаров, который в день печатает не более 50 чеков.

Фискальный регистратор — отлично подойдет, тем кто работает в программах 1С, Контур и ведет товарный учет. И тем, у кого выполнена интеграция кассового аппарата с базой данных или сайтом.

Смарт-терминал — имеет функционал планшета и подойдет большинству компаний. В него встроен принтер чеков, можно загружать приложения на базе Андроид. Он хорош тем, что универсален в использовании. Можно подключить:

• весы;
• эквайринг;
• сканер штрих-кода или qr-кода.

Эквайринг-касса — небольшое мобильное устройство, которое можно применить при выездной торговле, курьерской доставке заказов, в заведениях общепита, транспортным компаниям. Принимает как наличные, так и платежи по банковской карте. Есть возможность подключения через сим-карту.

POS-система — этот вид подойдет крупным торговым компаниям и для стационарного применения. В систему входит комплект необходимых устройств для работы кассира. Обычно такие кассы используют в крупных гипермаркетах. Более простые варианты могут применять и средние компании.

Облачная касса — ее еще называют автоматической, принимает платежи через сайт и находится удаленно на сервере. ККТ сдается компании в арендное пользование и настраивается путем интеграции с сайтом. Управлять кассой можно в личном кабинете.

Стоимость онлайн-кассы будет меняться в зависимости от срока и объема фискального накопителя, от функций, сферы бизнеса. Будет ли применяться стационарно или на выездах.

Узнаем, сколько стоят разные кассовые аппараты.

Помимо затрат на покупку самого аппарата, дополнительно стоит потратиться на приобретение, установку и настройку техники. Нужно приобрести:

• фискальный накопитель с нужным сроком использования — от 6 000 до 12 000 руб.;
• для продажи алкогольной продукции следует приобрести программу подходящую системе ЕГАИС — от 6 000 до 15 000 на 12 месяцев в зависимости магазин это или ресторан;
• подключение к оператору данных — 3 000 руб. на 12 месяцев;
• для регистрации кассы необходимо получить КЭП — квалифицированную электронную подпись — 4 500 руб. на 12 месяцев.

Некоторым сферам бизнеса необходимо приобретение сканера для штрих-кода, денежного ящика для монет и купюр, устройства для эквайринга, принтер для печати этикеток.

Минимальная стоимость одной онлайн-кассы составит 25 000 руб. По мере роста функционала ККТ и потребностей компании стоимость будет увеличиваться.

Для ответа на вопрос, какую онлайн-кассу лучше купить, нужно знать дневную проходимость в своей организации, сколько чеков выдаете покупателям. Еще кассовые устройства должны быть одобрены налоговой. Нужно знать потребности своей компании и функционал кассы, который бы их решал.

Рассмотрим лучшие онлайн-кассы в 2024 году.

Подойдет малому и среднему бизнесу в сфере розничной торговли, кафе, ресторанам, пекарням, цветочным магазинам, салонам красоты, парикмахерским, автосервисам, ателье.
Плюсы:

• прием наличных расчетов и банковских карт любого формата;
• мощный аккумулятор;
• печать чека в узком формате;
• встроен сканер штрих-кодов-2D;
• типовая автоматизация;
• ЕГАИС/маркировка.

Отлично подойдет ИП и небольшим компаниям. Это недорогое устройство, которое отвечает требованиям налоговой и ФЗ №54. Работает с ПК или POS-системой.

Плюсы:

• экономичная стоимость;
• печать qr-кода в чеках;
• компактность;
• возможность обновления и доработки;
• наличие индикатора с ошибками.

Удобна для парикмахерских, кафе или небольших магазинов.

Самая востребованная касса у российских предпринимателей. Простая, удобная и универсальная. Соответствует закону и всем требованиям ФНС. Подходит точкам с розничной торговлей и бизнесу в сфере услуг: суши-бары, кондитерские, цветочные магазины, барбершопы, ногтевые студии, шиномонтажные.

Плюсы:

• быстро печатает чек;
• большой объем внутренней памяти;
• универсальное ПО;
• поддерживает ЕГАИС;
• ведет основной учет товаров;
• интегрируется с другими программами;
• формирует отчеты по кассе;
• экспорт и импорт в Excel.

Данная модель распространена среди магазинов и организаций торгующих алкоголем и применяющих ЕГАИС. Вики Микро полноценная POS-система в миниатюре со всеми базовыми функциями. Соответствует законодательству. А цена за нее намного ниже по сравнению с более крупными аналогами.

Плюсы:

• обширный функционал работы с ЕГАИС;
• удобный семидюймовый сенсорный экран;
• осуществляет отправку чеков по электронной почте и смс;
• автоматическое обновление ПО;
• экспорт и импорт в Excel;
• подключение дополнительных устройств: сканера, эквайринга.

Идеально подходит для ИП, соответствует ФЗ №54. Устройство содержит фискальный регистратор, который делает налогообложение автоматическим. Возможность подключения различных устройств через блютуз и wi-fi. Быстрая скорость печати и автоматический срез чека. Имеются отверстия usb.

Терминал с современной POS-системой. Отвечает всем требованиям законодательства. Программа на Андроиде, восьмидюймовый сенсорный экран регулируется. Быстро печатает чек и автоматически делает срез. Что значительно экономит время кассира и посетителя.

Имеет большой ряд преимуществ:

• идеальное решение для малого и среднего бизнеса;
• возможно подключение сканера, ящика для денег и эквайринга;
• интегрируется с программой 1С и иксель;
• большой выбор подключения: связь с налоговой не прервется;
• имеет 6 разъемов для подключения разного оборудования.

Подходит для использования барам, кафе, небольшим магазинам, парикмахерским. И там, где нужно быстрое обслуживание гостей и клиентов.

Устройство соответствует ФЗ №54 и имеет бесплатное ПО на Андроиде. К кассе можно подключиться с помощью wi-fi, есть слот для сим-карты и доступен Bluetooth.
Встроенная память объемом 1 Гб делает онлайн-кассу производительной. Долго держит заряд за счет мощного аккумулятора.

Преимущества:

• универсальная — подходит любому бизнесу;
• отправка покупателям чеков в электронном виде;
• принимает бесконтактные платежи;
• быстрое обслуживание клиентов;
• интеграция с учетными программами;
• начисляет бонусы и кэшбэк при оплате банковской картой.

В каждой сфере бизнеса есть свои нюансы и особенности. Будь то продажа цветов, кофейня, ресторан, салон красоты, автозапчасти или крупная бытовая техника. Поэтому кассовое оборудование выбирается отталкиваясь от данных, которых имеет компания: клиентская проходимость в день, количество чеков в смену, стационарное обслуживание покупателя или выезд, где понадобится мобильная ККТ.
Узнаем, по каким критериям и какую онлайн кассу выбрать для интернет-магазинов, а какую онлайн кассу подключить в кафе.

Критерии выбора:
Автономность
Если бизнес построен на уличных продажах или курьерской доставке, то устройство должно долго работать и держать заряд. Оптимальное время работы 10-12 часов. Выбирайте устройство с мощным аккумулятором. Или лучше использовать облачную кассу.

Размеры
Выбирая кассу нужно отталкиваться от места, где она планируется устанавливаться. POS-системы самые производительные и мощные, но они очень габаритные. В маленьком цветочном салоне такая онлайн-касса ни к чему.

Нюансы подключения
Кассы могут подключаться с помощью кабеля, беспроводной сети или с помощью сим-карты. С кабелем все ясно. А если система не требует кабеля, то обращайте внимание на то, чтобы роутер был недалеко или выбирайте ККТ со слотом для симки.

Производительность
При большой покупательской проходимости в день стоит выбирать онлайн-кассу с большой производительностью. От этого будет зависеть скорость обслуживания клиентов: формирование, печать и отрезка чека. Если же посетителей не так много, то слишком мощная производительность кассы не нужна.

Дополнительный функционал
Для магазина с малой проходимостью лучше взять кассовое устройство, которое имеет функции сканера или эквайринга. Покупка одной кассы выйдет гораздо дешевле, нежели купить все по отдельности.

Поддержка ЕГАИС
Продавая алкоголь обязательно стоит выбирать те ККТ, которые совместимы с ЕГАИС.

Интеграция
При ведении учета товаров, работе с таблицами выбирайте те устройства, которые можно интегрировать с другим ПО.

Далее узнаем, какая онлайн касса нужна для ИП или ООО:

• фискальный регистратор — подойдет средним и малым торговым компаниям и ИП, кафе, ресторанам, барам, почтовым отделениям, курьерам, торговле на улице.
• облачная — лучше использовать интернет-магазинам, организациям оказывающим услуги в сфере ЖКХ, когда оплата происходит на сайте.
• автономная — подойдет торговым точкам и небольшим магазинам с невысокой клиентской проходимостью (не более 50 чеков в смену). Компаниям и ИП без товарного учета, курьерам и выездной торговле.
• POS-система — подходит гипермаркетам с очень большим потоком покупателей в день.

Онлайн кассу можно подключить несколькими способами:

• кабельное подключение;
• через Wi-Fi;
• с помощью sim-карты и мобильного интернета.

Узнаем как зарегистрировать и выполнить установку онлайн-кассы.
Шаг 1.
Выбор ОФД, разрешенного налоговой службой. Это можно узнать на сайте налогового органа. Определившись с выбором подписать договор.

Шаг 2.
Получите электронную квалифицированную подпись. КЭП получают в налоговой бесплатно. При наличии подписи у ООО или ИП, повторное получение не требуется.

Шаг 3.
В личном кабинете компании или ИП на сайте налоговой подать заявление на регистрацию онлайн-кассы в разделе «Учет ККТ».

Выберите ручное заполнение и заполните необходимые поля.

Важно указать особые сведения использования онлайн-кассы. К примеру, ваша деятельность построена на курьерской доставке. Позднее это сделать не получится.

Шаг 4.
Введите в кассу регномер устройства и ИНН не позднее суток с момента проверки налоговой. При допущении ошибки ФН станет недействительным и онлайн-кассу придется заменить на новую. При правильном вводе устройство распечатает отчет о регистрации.

Шаг 5.
В личном кабинете на сайте ФНС войдите в раздел «Отчет о регистрации ККТ» и укажите: время отчета, номер, фискальный признак (ФП или ФПД). Подпишите и отошлите на проверку. При успешной проверке появится запись, что касса успешно прошла регистрацию.

Шаг 6.
После одобрения налоговой в кабинете появится карточка о регистрации кассы. Распечатывать ее не нужно.

Шаг 7.
Полученные сведения о регистрации нужно ввести в своем профиле на сайте выбранного оператора. Установите настройки и отразите данные о кассе.

Зарегистрировав кассовое оборудование, нужно его настроить и приступать к работе.
Сначала сделайте отчет об открытии смены. Это делается вручную или автоматически. Зависит от модели ККТ. Затем выбивается чек при следующих обстоятельствах:

• продажа товаров, услуги;
• вносится предоплата или авансовый платеж;
• оформление возврата денежных средств;
• оформление рассрочки или кредита;
• когда требуется коррекция чека.

По окончании рабочего дня кассовую смену нужно закрыть и выбить чек-отчет о закрытии. Не позднее суток с момента открытия смены. В отчете информация о количестве чеков, сумма по каждому виду расчетов, сколько чеков не передано в фиснакопитель.

Чтобы решить вопрос о непереданных документах в ОФД у предпринимателя есть 30 дней. За это время нужно отправить данные или обновить фискальный накопитель. В противном же случае через отведенное время кассовый аппарат заблокируют. 

Мы рассмотрели, какую кассу выбрать для онлайн магазина, какая онлайн касса лучше для ИП, а какая онлайн касса нужна для гипермаркета. Узнали, как настроить онлайн кассу, как открыть смену и как закрыть онлайн кассу. Из вышесказанного делаем вывод: неважно, какую кассу вы выберете, главное, она должна отвечать налоговому законодательству. И выбор устройства строится исключительно на особенностях бизнеса, на его модели и потребностях. надеемся, что статья поможет сделать правильный выбор.

Если ваша маркетинговая стратегия не работает и клиенты к вам не идут, возможно, вы делаете что-то не так. Не стоит терять время и упущенную прибыль. Обращайтесь к профессионалам. Revvy — сервис по продвижению локального бизнеса. Профессионалы проанализируют причины малого потока клиентов, увеличат допродажи, предложат решение и исправят ситуацию в лучшую сторону.