Успешность ресторанного бизнеса напрямую зависит от контроля расходов и точного учета. Нужно соблюдать баланс — удовлетворить потребности гостей, сохранив качество еды и обслуживания, и не уйти в минус.
На первый взгляд задача кажется трудновыполнимой. Ведь цены на кофе и тарифы на электроэнергию постоянно растут. Но все возможно, если обладать необходимыми знаниями. Грамотное планирование и управление запасами, основанное на этих знаниях, приведет к увеличению прибыли.
Рассказываем, как снизить расходы и получать больше прибыли. Как сэкономить, не снижая качества обслуживания.
Прежде чем начать, напоминаем, что материал приготовил сервис Revvy, который помогает локальному бизнесу, в том числе кафе и ресторанам, продвигаться в интернете и на онлайн-картах. А также получать больше положительных отзывов от клиентов, улучшать репутацию компании, приводить новых клиентов и возвращать старых.
7 способов как снизить расходы в кафе
Существует масса способов снизить расходы в кафе. Вот некоторые из них: грамотное планирование и управление запасами, коллаборации, кросс-маркетинг, работа с отзывами, автоматизация систем управления.
Для максимальной экономии следует применять сразу несколько способов. И начинать нужно с анализа и перераспределения расходов заведения. Подробно рассматриваются основные и второстепенные расходы. Основные или обязательные статьи расходов входят: зарплата, налоги, закупка продуктов, оплата за электроэнергию, арендная плата, расчеты с поставщиками, расходы на рекламу.
Анализ расходов покажет:
- куда тратятся лишние деньги;
- где именно можно сэкономить;
- какая статья расходов самая большая.
Теперь перейдем к самим способам снижения расходов и узнаем, как получать больше прибыли, где и на чем можно сэкономить.
1 Способ. Методы продвижения
Проведите анализ методов продвижения. Выясните, какой метод приносит больше результата, а какой не работает вовсе. Откажитесь от неэффективных и дорогостоящих инструментов.
Используйте менее дорогие, но эффективные методы продвижения.
Работа с картами онлайн:
- правильное заполнение карточки организации позволит выйти в топ поисковой выдачи;
- галочка верификации тоже дает преимущество быть в выдаче первым;
- пользователи выбирают заведения с высокой оценкой и рейтингом, главное грамотно проводить работу с картами онлайн: отвечать на отзывы, работать с негативом и следить за репутацией кафе, чтобы она не ухудшилась.
Справочники и региональные туристические сервисы:
- туристы потенциальные клиенты — кафе может находиться в близком соседстве с музеем, театром или другой достопримечательностью города;
- удобный поиск для клиентов;
- бесплатное или недорогое размещение;
- можно искать заведения по отбору: по кухне, среднему чеку, по особенностям, наличию парковки;
- разделение кафе и ресторанов по категориям и подборкам.
Коллаборации. Партнерство с местными производителями, фермерствами и культурными организациями — эффективный способ заявить о себе. Обмен аудиторией принесет большую узнаваемость кафе, позволит получить новых клиентов, а производители предоставят скидку на товар.
Кросс-маркетинг. Распечатанные флаеры, листовки и визитки можно:
- оставить у соседнего заведения со схожей аудиторией. Это могут быть салон цветов, студия красоты, спорт-клуб. Главное, сначала спросить разрешения у владельца бизнеса.
- раздавать лично в руки прохожих или класть в почтовые ящики.
Работа с отзывами. Правильная работа с отзывами приносит хорошие результаты:
- увеличение числа положительных отзывов;
- снижение негативных отзывов;
- сохранить качество еды и обслуживания — отзывы помогают узнать о недостатках в работе кафе и позволяют в короткие сроки исправить недочеты;
- управление репутацией и ее улучшение;
- повышение оценки и рейтинга на онлайн-картах;
- привлечение новых клиентов;
- повышение узнаваемости кафе за счет общей локации с клиентом.
2 Способ. Поиск поставщиков
Снизить расходы и получить больше прибыли в кафе можно, пересмотрев подход к поиску поставщиков. Стоит обратить внимание на более выгодных партнеров с низкими ценами. Главное, чтобы не было снижения качества продуктов.
Где искать поставщиков:
- у конкурентов — узнав с кем работают ваши конкуренты, можно найти и для своего заведения подходящего поставщика;
- каталоги российских обжарщиков кофе — у местных партнеров кофе будет стоит дешевле, чем у заграничных аналогов;
- бизнес-комьюнити — хороший способ получить дельные рекомендации от профессионалов;
- интернет — не самый быстрый, но действенный способ найти нового поставщика. Ищите в поисковых системах, в соцсетях, в телеграм-каналах, на платформах-отзовиках.
- сервисы интернет-торговли — предложений может быть много, но придется поискать по-настоящему ценное.
- выставки и форумы — на специализированных мероприятиях можно ознакомиться с образцами продукции, завязать полезные знакомства и собрать контакты.
3 Способ. Автоматизация систем управления
Внедрение CRM-систем оптимизирует бизнес-процессы и сокращает расходы за счет более быстрого выполнения работы.
Возможности ПО и систем управления:
- автоматизация складского учета;
- создание и настройка программы лояльности;
- создание и управление клиентской базой;
- формирование отчетов и анализ продаж;
- учет рабочего времени и расчет зарплаты сотрудникам.
С помощью срм-систем можно сократить расходы на оплате труда и уменьшить штат, не навредив рабочим процессам кафе.
4 Способ. Энергосбережение
Энергосбережение еще один рабочий метод, который позволяет снизить расходы в кофейне. Тарифы на электроэнергию постоянно растут и составляют одну из существенных и обязательных статей расходов заведения.
Как экономить на электроэнергии:
- замените обычное оборудование и приборы на энергосберегающие;
- установите датчики движения для автоматического отключения света;
- обычные лампы накаливания замените на энергосберегающие.
5 Способ. Экономия на банковских операциях
Еще, где можно сэкономить бюджет кафе, это на банковских операциях. Качество обслуживания не снизится, а экономия будет приличной.
Например:
- Правильный выбор тарифного плана — не нужно переплачивать за лишние услуги. Выбирайте те опции, которыми действительно пользуетесь. Если банковских операций в месяц много, лучше выбрать тариф с абонентской оплатой. Если их немного, то экономнее платить за каждую отдельную операцию.
- Выбрать ПО, которое включает банковское обслуживание и основные операции будут бесплатными (бухгалтерское сопровождение, онлайн-касса или терминал, эквайринг, СБП, неограниченный вывод прибыли на личную карту). Или оплата будет взиматься по сниженным процентам.
Например, платформа для кофеен cafe.store делится с пользователями преимуществами сервиса Модульбанк, подсказывает, где искать поставщиков и бесплатно ведет бухгалтерию.
6 Способ. Оптимизация меню
Изучение и оптимизация меню еще один ключ к уменьшению расходов:
- Анализ меню позволяет выявить наименее популярные блюда, которые можно либо доработать, либо убрать.
- Замените дорогостоящие ингредиенты на аналоги от местных производств и фермерств. Такие продукты будут в разы дешевле за счет экономии на логистике.
- Применяйте сезонные продукты. Они намного доступнее, а пользы и витаминов в них гораздо больше.
- Откажитесь от импортных дорогих продуктов — замените на аналог подешевле или уберите из меню.
- Грамотное планирование и управление запасами — не покупайте продукты сверх нормы, контролируйте срок годности и соблюдайте правило товарного соседства.
7 Способ. Сокращение затрат на персонал
Сокращение затрат на персонал позволяет экономить бюджет кофейни на налогах и зарплате.
Что поможет сократить затраты на персонал:
- В штате не должно быть лишних единиц. Но это не означает, что сотрудник должен совмещать две должности. Сокращение штата должно быть рациональным.
- Обучайте работников, чтобы повысить их эффективность: скорость обслуживания, знание напитков и посуды, коммуникация с посетителями.
- Оптимизируйте рабочий график, чтобы не было переработок. Ведь за них придется оплачивать вдвое больше.
Итоги
Снижение расходов в кафе — процесс непростой и требует регулярности. Нельзя обойтись каким-то одним или двумя способами. Здесь требуется комплексный подход. Каждую статью затрат нужно анализировать и вносить в нее изменения по снижению расходов.
Также следует по максимуму использовать инструменты для автоматизации рабочих процессов. Что можно упростить с помощью информационных технологий — упрощайте.
Проводите мониторинг всех областей без исключения: работайте с отзывами, посещайте фестивали и выставки, ищите новых партнеров и поставщиков, обучайте персонал и оптимизируйте меню. И только в этом случае расходы начнут снижаться, а прибыль расти.
Теперь поделимся советами, которые помогут снизить расходы в кафе.
Работа с картами онлайн знакомит пользователей с брендом, повышает узнаваемость кафе. Положительные отзывы и высокая оценка благотворно влияют на появление новых клиентов и рост заказов. А отрицательные, наоборот, могут испортить репутацию, понизить рейтинг и привести к спаду продаж.
Если опыта работы с негативом мало, лучше не экспериментировать и сразу обратиться к профессионалам. Например, в Revvy — сервис по продвижению локального бизнеса в интернете и на онлайн-картах.
Специалисты дадут советы, как правильно заполнить карточку организации, проведут работу с негативными отзывами и обратной связью от клиентов. От этого выдача в поиске станет выше, увеличится число положительных отзывов, а качество обслуживания станет лучше. Поток клиентов вырастет, а вместе с ним и выручка.
