Как провести инвентаризацию в ресторане без ошибок: пошаговое руководство

2025-03-27 17:26 Полезное Рестораны и доставка

Инвентаризация в ресторане способствует более эффективному управлению запасами и рациональному учету продуктов. Она показывает реальные остатки на складах, выявляет недостачи и излишки в баре, а также дает знать о наличии просроченных продуктов на кухне. Регулярная инвентаризация оптимизирует расходы и помогает принимать правильные решения в управлении ресторана, а также избежать потерь и хищений.

Рассказываем, как происходит инвентаризация, зачем нужна инвентаризация, как часто проводить инвентаризацию в ресторане. Узнаем, как избежать распространенных ошибок и поделимся чек-листом проведения проверки.

Прежде, чем начнем, напоминаем, что материал подготовил сервис Revvy, который помогает локальному бизнесу, в том числе барам и ресторанам, продвигаться в интернете, получать больше положительных отзывов на онлайн-картах, возвращать клиентов и повышать продажи.

Зачем нужна инвентаризация

Инвентаризация в ресторане нужна, чтобы:

Найти расхождения между учетными и фактическими данными: по алкоголю, продуктам, расходным материалам.

Расхождения бывают трех типов:

недостачи — когда по документам и данным программы учета товара значится больше, а по факту его меньше;
пересортица — в этом случае излишки одного продукта перекрывают нехватку аналогичного, например: соусы, пряности, масла;
излишки — когда продуктов или материалов по факту больше, чем в системе учета.

Оптимизировать бизнес-процессы. Контролировать запасы продуктов, сроки годности, оптимизировать покупки и расходы.
Настройка учета и стандартизация процессов. Внедрить программу для автоматизации инвентаризации, чтобы было удобнее и проще вести учет продуктов и материалов.
Выявить и предупредить факты хищения сотрудников. Когда количество алкоголя в баре не сходится с данными по накладной, выявляются причины расхождения. Которые в будущем предупреждают повторную недостачу.
Реальная оценка чистой прибыли. Показывает, как работает заведение общепита — в убыток или прибыльно.

Далее узнаем, как происходит инвентаризация и как часто ее нужно проводить. Но сначала расскажем, что может повлиять на недостачу в ресторане:

количество продуктов в технологических картах указаны с погрешностями — так продукт расходуется больше или меньше;
бармен нечаянно разбил бутылку алкоголя;
повар скрыл сгоревшую партию эклеров;
бухгалтер или менеджер ввел неверные данные в систему учета из накладной;
бармен наливает алкоголь «мимо кассы».

Как провести инвентаризацию

Инвентаризация в ресторане проходит в несколько этапов:

Первый этап. Организация. Подготовьте необходимую документацию:

технологические карты;
актуальные отчеты о материалах на складах;
приходные накладные;
приказ о проведении инвентаризации;
список лиц ответственных за проверку;
инвентаризационная опись;

ведомость учета результатов.

Материально-ответственные сотрудники не должны проверять свой участок. Если у ресторана несколько складов или точек, то каждое лицо проверяет не свою зону ответственности.

Второй этап. Учет остатков. Сначала проверяются продукты на кухне и складах, потом алкогольные напитки в баре, а в последнюю очередь расходные материалы и чистящие средства.

Данные записываются в опись вручную или в электронном виде. Учет ведется в тех единицах измерениях, которые указаны в накладных. Во время инвентаризации запрещается перемещать товар с одного склада на другой.

Важно! Обращайте на внимание на долю отходов у разных продуктов. Например, у корнеплодов очистков весной будет больше, чем осенью. От этого будет зависеть результат проверки.

Третий этап. Сверка выявленных данных с цифрами учетной программы. Полученные данные сверяются с учетной программой.

Четвертый этап. Корректировка и стандартизация процессов по итогам выявленных расхождений. В случае недостачи или излишков проводятся меры по уточнению причин. Создаются стандарты, которые упростят рабочие процессы и помогут допускать меньше ошибок. А также корректируются системы учета. Например, в программе алкоголь оприходован в литрах, а списан в штуках. Здесь нужно привести к общей единице измерения.

Чтобы провести инвентаризацию быстро и эффективно нужно:

Проводить инвентаризации регулярно. Это позволит вовремя выявлять недостачи или излишки, которые можно скорректировать и отрегулировать с наименьшими потерями. Также регулярные проверки обеспечат актуальность данных как в программе учета, так и на кухне и в баре.
Выбрать удобное время для инвентаризации. Лучше проводить проверку тогда, когда в заведении нет активной работы. Например, после завершения рабочего дня или в нерабочее время.
Оптимизация и стандартизация процессов. Большую эффективность можно получить, если автоматизировать сбор данных и разработать стандарт инвентаризации. Так ошибок станет меньше, а анализ полученных цифр будет проще.
Внедрить программу для автоматизации. С помощью ПО учет продуктов и управление запасами станет быстрым, простым и четким. Например, общепиту подойдет IIko или r_keeper. Ранее мы уже сравнивали эти две программы.

Обучение персонала. Сотрудники ресторана должны понимать к чему приводят излишки и недостачи, почему они образуются и что нужно сделать, чтобы их избежать. Так инвентаризация для всех будет удобнее, цель единая и все будут знать о цене ошибок.
Мотивация сотрудников. Чтобы сотрудники лучше работали, стоит придумать систему мотивации и отслеживать работу каждого.
Анализ и контроль полученных результатов. Выявленные результаты нужно проанализировать, чтобы быстро внести изменения по устранению и в будущем не допускать повторений.

Далее узнаем, как часто проводить инвентаризацию.

Как часто нужно проводить инвентаризацию

Инвентаризацию в ресторанном бизнесе следует проводить 2 раза в месяц.

Обычно проверки проводят:

по плану — проводятся минимум раз в месяц, чтобы выявить актуальность сроков годности продуктов и полуфабрикатов;
без предупреждения — проводятся в случаях хищений и нечестной работы бармена или повара;
перед закупкой продуктов или материалов — такую инвентаризацию еще называют частичной, проводится проверка отдельных видов продуктов перед непосредственной покупкой товаров, чтобы избежать излишков и порчи.
перед сменой ответственного за закупку продуктов лица — чтобы сразу выявить расхождения и быстрее найти лицо, проводившее приемку товара. А также может проводиться при передаче дел при увольнении.

Чтобы избежать распространенных ошибок, заведениям общепита оптимально проводить инвентаризацию от 2 раз в месяц.

Выводы

После проведения инвентаризации незначительные расхождения для ресторанного бизнеса привычное явление. Особенно, когда заведение только открылось и процессы не налажены. Допустимое значение недостачи или излишков в норме до 3%.

Если же значение выше 3% ресторану потребуется:

аудит;
оптимизация и пересмотр технологических карт;
корректировка рабочих процессов.

Как избежать распространенных ошибок:

Вести учет в одних единицах измерениях.
Убрать дубликаты продуктов в номенклатуре учетной программы, бывает в программе заводят один и тот же товар, но под разными названиями. Например, «Соевый соус» и «Соус соевый». По факту это один и тот же соевый соус, а в системе учета он задвоился.
Контролировать поваров, чтобы они соблюдали рецептуру и готовили по техкартам.
Чтобы избежать больших остатков на складе и порчи продуктов, заказывайте небольшое количество товара.
Проверить технологические карты — нередко они составлены неверно.
Хищения — часто в недостачах виноваты недобросовестные сотрудники.

Также присмотритесь к работе новичков, может они не до конца поняли свои обязанности и неправильно приходуют или списывают материалы. Упростите работу персонала. Приготовьте инструкции как принимать, перемещать и списывать товары и материалы.

Далее делимся чек-листом проведения инвентаризации в ресторане.

Оценить качество работы ресторана помогут отзывы на онлайн-картах. Если позитивных отзывов больше, то оценка и рейтинг будут выше, а заведение попадет в топ выдачи. Таким образом повысится узнаваемость и клиенты будут чаще вас выбирать.

А если негативных отзывов больше, то это грозит спадом рейтинга и ухудшением репутации в сети. Чтобы исправить ситуацию нужно немедленно обработать негатив. Из которого можно узнать о причинах недовольства у клиентов. Если опыта маловато, лучше не затягивать с решением проблемы и воспользоваться помощью профессионалов.

Например, Revvy — сервис, который помогает локальному бизнесу продвигаться в интернете и на онлайн-картах. У ребят проверенная схема обработки негатива. Они наладят коммуникацию и сбор отзывов. Таким образом увеличится число положительных отзывов, оценка и рейтинг начнут расти, а вместе с ними и количество заказов.