Новые правила расчета клиентов в общепите в 2025 году

2025-04-24 13:16 Полезное Рестораны и доставка

С марта 2025 года заведения общепита станут по-новому проводить расчеты с клиентами. А именно: сначала нужно будет напечатать фискальный чек, а только потом получить оплату с посетителя.

Нововведения коснулись контрольно-кассовых терминалов и систем учета и маркировки. Применять правила обязаны любые форматы заведений. В случае неправильных расчетов ресторану или кафе грозит штраф.

Разбираемся в нюансах расчетов по новым правилам. Узнаем, как работать без штрафов и что делать, если в чеке допущена ошибка. А еще поделимся ответами на часто задаваемые вопросы.

Прежде, чем начать, напоминаем, что материал подготовил сервис Revvy, который помогает локальному бизнесу, в том числе кафе и ресторанам, продвигаться в интернете, мотивирует клиентов оставлять отзывы на онлайн-картах и увеличивает возвращаемость клиентов.

Как оформить чек по-новому

С 1 марта 2025 года порядок действия расчетов по новым правилам стал таким:

Для чего нужны новые правила

Новые правила регламентируются п. 5.11 ст. 1.2 закона 54-ФЗ и нужны для того, чтобы усилить контроль за финансовыми операциями в общепите. По старым правилам, работник ресторана сначала формировал пречек и только потом создавал фискальный чек. Иногда фискальник вовсе забывали сделать. А данные из пречека не фиксировались в налоговых органах. От этого суммы в отчетных документах не совпадали.

Что контролирует ФНС:

заниженный доход ресторана;
расчеты только по пречекам — заведение не формирует фискальные чеки для снижения налогов;
вероятность ошибочных расчетов в час-пик и при полной посадке — в большую загруженность бармены и официанты не всегда пробивают чеки на каждую оплату. Если при проверке найдутся несхождения с ОФД, налоговая может арестовать расчетный счет ресторана.

С новыми правилами ошибок станет меньше, а расчеты с клиентами станут прозрачнее.

Как было

Клиент хотел оплатить заказ, работник зала отдавал пречек или банковский слип. Формирование фискального чека было после принятой оплаты.

Пречек — это документ, выдаваемый клиенту до оплаты заказа. В нем указаны: дата, время, номер заказа, а также наименование блюд с ценами.

Пречек дает возможность гостю ознакомиться со стоимостью заказа и подтверждает согласие на оплату. Пречеком можно было откорректировать сумму окончательного расчета.

Банковский слип — это документ, который подтверждает платеж по банковской карте.

Пречек и банковский слип не являются фискальным чеком и данные по ним не передаются в ОФД и налоговую. Фискальный чек можно получить только на терминале, к которому подключена касса с фискальным накопителем.

Чтобы избежать частых ошибок, в ресторанах и кафе, лучше предлагать клиентам пречек. Он даст возможность откорректировать фискальный чек. Потому что частые корректировки станут поводом для проверки. Основанием для которой станет Приказ Минфина России от 06.06.2023 N 88н, который добавил перечень сигналов о возможных нарушениях в работе ККТ:

Когда в приходных документах, сформированных в течение 30 календарных дней, доля возврата составляет 30% и более;
Когда в течение 30 календарных дней в сформированных фискальных чеках доля коррекционных составляет 30% и более.

Для небольших кафе, где оплата происходит сразу у кассы, пречек формировать не обязательно.

Как стало с 1 марта 2025

Теперь, когда клиент захочет оплатить свой заказ, бармен или другой работник ресторана должен будет сначала сформировать и распечатать фискальный чек. Это будет подтверждением предстоящего получения денежных средств. И только потом можно будет принять оплату от гостя.

Учет в «Честном знаке» и ЕГАИС

Учет маркированной продукции в «Честном знаке»:

Учет немаркированной продукции в ЕГАИС:

Если допущена ошибка:

Штрафы

За несоблюдение новых правил по формированию кассового чека на заведение общепита будут наложены штрафы:

С полным перечнем можно ознакомиться в Кодексе РФ об административных правонарушениях.

Как подготовиться к новым правилам

Обновите сервисы и кассовое ПО.
Научите официантов, барменов, бариста и других сотрудников, работающих на кассе, новым правилам.
Проверьте подходит ли ваша касса к новым требованиям закона.
Адаптируйте маркетинговую стратегию и финансовый план под текущие изменения в законе.

На первый взгляд нововведения в расчетах с клиентами кажутся сложными. Но это не так. С новыми правилами деятельность кафе и ресторанов станет более прозрачной для налоговой и государства. А это добавит больше доверия клиентам. Если клиенты доверяют ресторану, значит, они чаще будут приходить и отдавать предпочтение именно вам. Больше клиентов — больше выручка.

Если вы соблюдаете законы и ваша деятельность максимально прозрачна, но отрицательные отзывы растут, а продажи падают — возможно вы неправильно работаете с обратной связью от клиентов.

Советуем в этом вопросе не тянуть и сразу обращаться к профессионалам, если своего опыта не достаточно. Например, в Revvy — сервис, который помогает локальному бизнесу продвигаться в интернете, мотивирует клиентов оставлять отзывы, отправляет автоматические уведомления и побуждает клиентов вернуться к вам снова.

FAQ

Как работать по предоплате на банкетах?

При работе с предоплатой на банкет сначала печатается чек на сумму аванса, потом клиент его оплачивает. Затем, когда гости пришли на мероприятие, формируется фискальный чек на оставшуюся сумму. Гость проводит оплату, а кассир нажимает на кассе «Оплатить».

Как работать по новым правилам кафе формата «to go»?

По новым правилам должны работать все заведения общепита, в том числе и кафе формата «to go». То есть сначала сформировать фискальный чек, а потом принять оплату от клиента.

Как работать доставке по новым правилам?

Чтобы работать доставке по новым правилам, сначала нужно у клиента уточнить способ оплаты, указать его и сформировать фискальный чек. Затем курьер с фискальным чеком едет по адресу доставки, где гость оплачивает заказ. После возврата курьера с полученной оплатой заказ закрывается.

Как правильно работать по новым правилам в ЕГАИС, когда бутылку алкоголя отсканировали, а клиент ушел?

Действия по новым правилам будут такими: оформляется возврат, формируется коррекционный чек, и алкоголь ставится на баланс снова. Потом нужно удалить списание с указанием причины.

Правда, что в первые 4 месяца работы по обновленным правилам можно не бояться штрафов?

Это правда. Первые 4 месяца после вступления обновлений в силу организации штрафовать не будут. Но это не означает, что им не нужно следовать. Приучайтесь сначала печатать фискальный чек и только потом принимать оплату. Так вам будет легче привыкнуть к новым правилам и не получить штраф.