Как правильно уведомить пациента о записи к врачу: способы, примеры и лучшие практики

2025-05-22 16:49

Пропущенная запись на прием приводит к неприятным последствиям: неэффективное использование времени врача, недовольство пациента, потеря дохода клиники.

Этого можно избежать, если отправить пациенту автоматическое уведомление о записи на прием. Так вы проявите заботу о пациенте, повысите уровень его доверия к клинике, врач не останется без дела, а бизнес не потеряет прибыль.

Рассказываем, как сервис записи на прием к врачу решает важные задачи в медицинском маркетинге. Рассмотрим способы отправки уведомлений, поделимся примерами и советами по отправке напоминаний. Узнаем, как у пациента запросить согласие на получение уведомлений.

Напоминаем, что материал подготовил сервис Revvy, который помогает локальному бизнесу продвигаться в интернете и на картах-онлайн. Улучшает репутацию бизнеса, увеличивает количество положительных отзывов, повышает доверие клиентов и доход компании.

Способы отправки уведомлений и примеры сообщений

От способа отправки уведомлений будет зависеть успех и результат коммуникации с пациентом: дойдет ли сообщение до адресата, будет ли открыто и прочитано.

Рассмотрим несколько способов отправки и поделимся примерами сообщений.

Уведомления в мессенджерах

Самый эффективный и популярный способ отправки сообщений в медицинском маркетинге. WhatsApp и Telegram — самые востребованные мессенджеры в России. Это лучшие инструменты для бизнеса. Решают в бизнесе важные задачи: налаживают коммуникацию с клиентами и отправляют эффективную массовую рассылку.

Преимущества для пациента:

всегда под рукой;
ежедневное использование мессенджера — уведомление от клиники будет сложно не заметить;
привычный и простой интерфейс;
уведомления и напоминания о записи на прием;
быстрота ответов;
отправка и получение файлов, изображений, фото и видео;
избавляет от нежелательного звонка в клинику.

Преимущества для клиники:

высокая открываемость сообщений;
автоответы экономят время и ресурсы клиники;
отправка напоминаний по клиентской базе;
сбор информации о пациентах;
рост записей на прием;
укрепление коммуникации с пациентами — смс в мессенджерах воспринимается как личное;
персонализация в общении с пациентом;
уведомления об акциях и выгодных предложениях;
высокая эффективность рассылок и коммуникации с пациентами.

С этими задачами эффективно справляется сервис Revvy.

Недостатки оповещений через мессенджеры:

нужен интернет;
пациенту нужно скачивать отдельное приложение.

SMS-уведомления

Еще один рабочий способ уведомить пациента о записи на прием — это sms уведомления. Узнаем о преимуществах:

высокая открываемость;
для отправки не требуется интернет;
подходят бизнесу разных областей и масштаба;
высокая вовлеченность клиентов — люди реагируют на смс-рассылку, как на личное сообщение;
не требуется установка отдельных приложений;
быстрая доставка — делает маркетинговую рассылку эффективной.

Недостатки смс-уведомлений:

нет интерактивных кнопок — пациенту нужно вручную перейти по ссылке;
для доставки уведомления требуется связь с оператором;
узкие возможности персонализации.

Push-уведомления

Частый способ уведомления пациентов через пуш-уведомления. Тоже имеют свои преимущества и недостатки.

Преимущества push-уведомлений:

быстрая доставляемость;
подходит любому бизнесу;
расширенные возможности персонализации — помимо имени, можно определить геолокацию, предпочтения и историю действий;
низкая стоимость за услугу;
содержат активные кнопки, которые помогут пациентам сделать полезное действие: перейти на сайт клиники, оставить отзыв, ознакомиться с прайсом;
более заметны, чем уведомления на e-mail.

Недостатки пуш-уведомлений:

необходимость в интернете — как для отправки, так и для получения пациентом;
надоедают пациентам — навязчивые пуши могут отправиться в спам;
можно пропустить получение пуша — пациент вовремя не узнает о важной информации, например, о переносе даты приема.

E-mail-уведомления

Эффективность e-mail уведомлений не так высока, как у сообщений в мессенджерах. Но у них есть свои плюсы, которые в медицинском маркетинге актуальны и удобны.

Преимущества:

отправка объемной и важной информации, например, результатов анализов или обучающих видео;
персонализация;
получение у пациента согласие на получение уведомлений и обработку персональных данных;
универсальность — e-mail имеется почти у каждого пациента;
возможность отправлять привлекательные письма, например, поздравления с днем рождения, праздниками, предложения со скидками и программой лояльности;
автоматизация отправки писем — не нужно помнить о напоминаниях, а просто настроить время отправки;
возможность отбора адресатов: можно отправить массовую рассылку всем контактам или выбрать некоторых.

Недостатки:

для получения сообщения нужен интернет;
чтобы прочитать письмо нужен компьютер, ноутбук или смартфон;
отписка от навязчивой отправки сообщений;
низкая открываемость писем.

Приведем примеры сообщений с напоминаниями и уведомлениями.

Напоминание о записи на прием.

Андрей, добрый день! Завтра 28.04.2025 г. ждем вас на прием к офтальмологу в 10.25 по адресу: ул. Майская, д.43, кабинет 113.

Подтверждение о записи на прием.

Елена, добрый день! Вы записаны на прием в клинику «Дентал Плюс». Ждем вас 13.05.2025 г. по адресу: ул. Сенная, стр.120/1 в 14.15. кабинет 408. Телефон для связи: ХХХ-ХХ-ХХ.

Уведомление об изменении даты приема.

Мария, здравствуйте! Прием у стоматолога переносится на среду 30.04.2025 г. на 12.00. Приносим извинения за доставленные неудобства. Если дата и время приема не подходят, просьба связаться с нами по телефону: ХХХ-ХХ-ХХ.

Уведомление об отмене приема по техническим причинам.

Сергей, здравствуйте! Прием в клинике «Доктор Айболит» 12.05.2025 г. отменен по техническим неполадкам и переносится на 13.05.2025 г. в 10.00. Приносим извинения за причиненные неудобства. Если время приема вам не подходит, можете выбрать удобное, перейдя по ссылке …

Советы по отправке уведомлений пациентам

Не важно, какой сервис записи к врачу вы используете и какой способ отправки выберете. Главное — правильно подготовиться и настроить отправку уведомлений. Поделимся советами, что нужно учесть при отправке уведомлений пациентам.

Совет 1. Перед тем как подключить уведомления, у вас должно быть согласие на получение уведомлений и обработку персональных данных пациента. Без этого клиника может получить штраф.

Получить согласие можно тремя способами:

При первом посещении пациента провести анкетирование.
В приветственном сообщении добавить активную кнопку на обработку данных.
Заполнить форму в сервисе записи на прием к врачу, только не забудьте указать окошко для галочки о согласии.

Совет 2. Всегда обращайтесь к пациенту по имени. Персонализированное обращение повышает доверие и лояльность к клинике, делает общение более комфортным и стимулирует пациента обратить внимание на текст сообщения.

Совет 3. Перед тем как подключить уведомления, сначала правильно настройте время отправки. Слишком частые сообщения надоедят пациенту, и он откажется от смс. Также не стоит отправлять sms уведомления ранним утром или поздним вечером. Это вызовет дискомфорт и негатив в сторону клиники.

Когда напомнить о приеме:

за день или несколько дней;
за час;
за неделю.

Это позволит пациенту не забыть о записи и не пропустить прием.

Важно! Сообщения об изменениях в работе клиники нужно отправлять незамедлительно!

Совет 4. Не стоит уведомлять пациента с помощью голосового сообщения или звонка. Это не эффективно. Многие не берут трубку с незнакомого номера. А уж слушать аудиосообщение с незнакомого абонента кажется совсем маловероятным.

Но вы можете спросить у пациента лично, какой способ уведомлений он предпочитает: смс, пуши, e-mail или звонок. Главное пометить в клиентской базе способ отправки.

Если вы еще не уведомляете своих пациентов о записи, поможет в этом Revvy — сервис продвижения локального бизнеса, в том числе медицинских центров, в интернете.

Наши ребята наладят интеграцию с сервисом записи к врачу, подготовят шаблоны для сообщений и наладят прочную коммуникацию. С напоминаниями пациент не пропустит прием, а клиника не лишится дохода.