7 способов сократить расходы в кафе и не потерять гостей

2025-05-05 11:14 Полезное Рестораны и доставка

Успешность ресторанного бизнеса напрямую зависит от контроля расходов и точного учета. Нужно соблюдать баланс — удовлетворить потребности гостей, сохранив качество еды и обслуживания, и не уйти в минус.

На первый взгляд задача кажется трудновыполнимой. Ведь цены на кофе и тарифы на электроэнергию постоянно растут. Но все возможно, если обладать необходимыми знаниями. Грамотное планирование и управление запасами, основанное на этих знаниях, приведет к увеличению прибыли.

Рассказываем, как снизить расходы и получать больше прибыли. Как сэкономить, не снижая качества обслуживания.

Прежде чем начать, напоминаем, что материал приготовил сервис Revvy, который помогает локальному бизнесу, в том числе кафе и ресторанам, продвигаться в интернете и на онлайн-картах. А также получать больше положительных отзывов от клиентов, улучшать репутацию компании, приводить новых клиентов и возвращать старых.

7 способов как снизить расходы в кафе

Существует масса способов снизить расходы в кафе. Вот некоторые из них: грамотное планирование и управление запасами, коллаборации, кросс-маркетинг, работа с отзывами, автоматизация систем управления.

Для максимальной экономии следует применять сразу несколько способов. И начинать нужно с анализа и перераспределения расходов заведения. Подробно рассматриваются основные и второстепенные расходы. Основные или обязательные статьи расходов входят: зарплата, налоги, закупка продуктов, оплата за электроэнергию, арендная плата, расчеты с поставщиками, расходы на рекламу.

Анализ расходов покажет:

куда тратятся лишние деньги;
где именно можно сэкономить;
какая статья расходов самая большая.

Теперь перейдем к самим способам снижения расходов и узнаем, как получать больше прибыли, где и на чем можно сэкономить.

1 Способ. Методы продвижения

Проведите анализ методов продвижения. Выясните, какой метод приносит больше результата, а какой не работает вовсе. Откажитесь от неэффективных и дорогостоящих инструментов.

Используйте менее дорогие, но эффективные методы продвижения.

Работа с картами онлайн:

правильное заполнение карточки организации позволит выйти в топ поисковой выдачи;
галочка верификации тоже дает преимущество быть в выдаче первым;
пользователи выбирают заведения с высокой оценкой и рейтингом, главное грамотно проводить работу с картами онлайн: отвечать на отзывы, работать с негативом и следить за репутацией кафе, чтобы она не ухудшилась.

Справочники и региональные туристические сервисы:

туристы потенциальные клиенты — кафе может находиться в близком соседстве с музеем, театром или другой достопримечательностью города;
удобный поиск для клиентов;
бесплатное или недорогое размещение;
можно искать заведения по отбору: по кухне, среднему чеку, по особенностям, наличию парковки;
разделение кафе и ресторанов по категориям и подборкам.

Коллаборации. Партнерство с местными производителями, фермерствами и культурными организациями — эффективный способ заявить о себе. Обмен аудиторией принесет большую узнаваемость кафе, позволит получить новых клиентов, а производители предоставят скидку на товар.

Кросс-маркетинг. Распечатанные флаеры, листовки и визитки можно:

оставить у соседнего заведения со схожей аудиторией. Это могут быть салон цветов, студия красоты, спорт-клуб. Главное, сначала спросить разрешения у владельца бизнеса.
раздавать лично в руки прохожих или класть в почтовые ящики.

Работа с отзывами. Правильная работа с отзывами приносит хорошие результаты:

увеличение числа положительных отзывов;
снижение негативных отзывов;
сохранить качество еды и обслуживания — отзывы помогают узнать о недостатках в работе кафе и позволяют в короткие сроки исправить недочеты;
управление репутацией и ее улучшение;
повышение оценки и рейтинга на онлайн-картах;
привлечение новых клиентов;
повышение узнаваемости кафе за счет общей локации с клиентом.

2 Способ. Поиск поставщиков

Снизить расходы и получить больше прибыли в кафе можно, пересмотрев подход к поиску поставщиков. Стоит обратить внимание на более выгодных партнеров с низкими ценами. Главное, чтобы не было снижения качества продуктов.

Где искать поставщиков:

у конкурентов — узнав с кем работают ваши конкуренты, можно найти и для своего заведения подходящего поставщика;
каталоги российских обжарщиков кофе — у местных партнеров кофе будет стоит дешевле, чем у заграничных аналогов;
бизнес-комьюнити — хороший способ получить дельные рекомендации от профессионалов;
интернет — не самый быстрый, но действенный способ найти нового поставщика. Ищите в поисковых системах, в соцсетях, в телеграм-каналах, на платформах-отзовиках.
сервисы интернет-торговли — предложений может быть много, но придется поискать по-настоящему ценное.
выставки и форумы — на специализированных мероприятиях можно ознакомиться с образцами продукции, завязать полезные знакомства и собрать контакты.

3 Способ. Автоматизация систем управления

Внедрение CRM-систем оптимизирует бизнес-процессы и сокращает расходы за счет более быстрого выполнения работы.

Возможности ПО и систем управления:

автоматизация складского учета;
создание и настройка программы лояльности;
создание и управление клиентской базой;
формирование отчетов и анализ продаж;
учет рабочего времени и расчет зарплаты сотрудникам.

С помощью срм-систем можно сократить расходы на оплате труда и уменьшить штат, не навредив рабочим процессам кафе.

4 Способ. Энергосбережение

Энергосбережение еще один рабочий метод, который позволяет снизить расходы в кофейне. Тарифы на электроэнергию постоянно растут и составляют одну из существенных и обязательных статей расходов заведения.

Как экономить на электроэнергии:

замените обычное оборудование и приборы на энергосберегающие;
установите датчики движения для автоматического отключения света;
обычные лампы накаливания замените на энергосберегающие.

5 Способ. Экономия на банковских операциях

Еще, где можно сэкономить бюджет кафе, это на банковских операциях. Качество обслуживания не снизится, а экономия будет приличной.

Например:

Правильный выбор тарифного плана — не нужно переплачивать за лишние услуги. Выбирайте те опции, которыми действительно пользуетесь. Если банковских операций в месяц много, лучше выбрать тариф с абонентской оплатой. Если их немного, то экономнее платить за каждую отдельную операцию.
Выбрать ПО, которое включает банковское обслуживание и основные операции будут бесплатными (бухгалтерское сопровождение, онлайн-касса или терминал, эквайринг, СБП, неограниченный вывод прибыли на личную карту). Или оплата будет взиматься по сниженным процентам.

Например, платформа для кофеен cafe.store делится с пользователями преимуществами сервиса Модульбанк, подсказывает, где искать поставщиков и бесплатно ведет бухгалтерию.

6 Способ. Оптимизация меню

Изучение и оптимизация меню еще один ключ к уменьшению расходов:

Анализ меню позволяет выявить наименее популярные блюда, которые можно либо доработать, либо убрать.
Замените дорогостоящие ингредиенты на аналоги от местных производств и фермерств. Такие продукты будут в разы дешевле за счет экономии на логистике.
Применяйте сезонные продукты. Они намного доступнее, а пользы и витаминов в них гораздо больше.
Откажитесь от импортных дорогих продуктов — замените на аналог подешевле или уберите из меню.
Грамотное планирование и управление запасами — не покупайте продукты сверх нормы, контролируйте срок годности и соблюдайте правило товарного соседства.

7 Способ. Сокращение затрат на персонал

Сокращение затрат на персонал позволяет экономить бюджет кофейни на налогах и зарплате.

Что поможет сократить затраты на персонал:

В штате не должно быть лишних единиц. Но это не означает, что сотрудник должен совмещать две должности. Сокращение штата должно быть рациональным.
Обучайте работников, чтобы повысить их эффективность: скорость обслуживания, знание напитков и посуды, коммуникация с посетителями.
Оптимизируйте рабочий график, чтобы не было переработок. Ведь за них придется оплачивать вдвое больше.

Итоги

Снижение расходов в кафе — процесс непростой и требует регулярности. Нельзя обойтись каким-то одним или двумя способами. Здесь требуется комплексный подход. Каждую статью затрат нужно анализировать и вносить в нее изменения по снижению расходов.

Также следует по максимуму использовать инструменты для автоматизации рабочих процессов. Что можно упростить с помощью информационных технологий — упрощайте.

Проводите мониторинг всех областей без исключения: работайте с отзывами, посещайте фестивали и выставки, ищите новых партнеров и поставщиков, обучайте персонал и оптимизируйте меню. И только в этом случае расходы начнут снижаться, а прибыль расти.

Теперь поделимся советами, которые помогут снизить расходы в кафе.

Работа с картами онлайн знакомит пользователей с брендом, повышает узнаваемость кафе. Положительные отзывы и высокая оценка благотворно влияют на появление новых клиентов и рост заказов. А отрицательные, наоборот, могут испортить репутацию, понизить рейтинг и привести к спаду продаж.

Если опыта работы с негативом мало, лучше не экспериментировать и сразу обратиться к профессионалам. Например, в Revvy — сервис по продвижению локального бизнеса в интернете и на онлайн-картах.

Специалисты дадут советы, как правильно заполнить карточку организации, проведут работу с негативными отзывами и обратной связью от клиентов. От этого выдача в поиске станет выше, увеличится число положительных отзывов, а качество обслуживания станет лучше. Поток клиентов вырастет, а вместе с ним и выручка.